Агенда — желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Отслеживание ситуаций, когда встреча отклоняется от своей цели — задача менеджера и агенда в этом поможет. Отправляется агенда участникам встречи заранее.

Может быть несколько параллельных планов встреч с деталями, требующимися определенным сегментам участников. Агенда для заказчика (с пометками о текущей ситуации), агенда для себя (с расширенным сценарием встречи).

Шаблон организации встречи с заказчиком:

1. Время встречи
2. Место встречи
3. Участники встречи
4. Основная тема встречи
5. Задачи встречи

Отчет о встрече — не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента. Нет ничего хуже, чем забрать задачи на встрече и пропасть на две недели в процесс их выполнения.

Делаете вы их или не делаете — у заказчика сложится впечатление, что о нем забыли. Последствия могут быть самые неприятные.